Differenzen Finanzkonto, Abrechnung und dadurch in eigener Buchhaltung

[MiMaMaeuschen]

Hallo ihr lieben, bei der Bearbeitung meiner Steuererklärung für 2022 fiel mir auf dass etsy, mindestens im Januar 2022 mehr Gebühren von meinem Konto einbehalten hat als auf der Rechnung aufgeführt ist, ich verstehe das so überhaupt nicht und der Support bietet nur unbefriedigende Antworten. Hat jemand ein ähnliches Problem? Es fällt auf dass die Abrechnung welche ich als PDF herunterlade höhere Gebühren ausweist als beispielsweise die CSV Datei, da ist irgendwo ein Rundungsfehler drin den ich gerne irgendwie behoben haben möchte. Wer kann helfen?

[48azmh6r0iu0k4hf]

Hast du die PDFs und CSV Dateien damals im Jänner runtergeladen oder hast es jetzt nochmals neu gemacht?

Ich hatte vor ein paar Monaten ein ähnliches Problem, CSV und PDF haben nicht übereingestimmt. War ratlos und habe ebenfalls vom Support keine befriedigende Antwort bekommen. Dann habe ich allerdings ein paar Forenbeiträge gefunden, wo manche auch Problem hatten.

Es ist bei Etsy so, dass zwar du gleich am Anfang des Monats die PDF und CSV Dateien runterladen kannst, diese sich aber im Laufe der nächsten Tage noch verändern. D.h. ich hatte beides am 1. runtergeladen, da hat es nicht gepasst. 2 Tage später hat sich dann etwas verändert, aber immer noch nicht korrekt. Erst am 5. oder 6. des Monats habe ich dann korrekte PDF und CSV Dateien bekommen. Es schaut also so aus, als würde der Rechnungslauf noch nicht fertig sein, trotzdem gibt es schon die Dokumente die sich dann aber noch verändern. 

Seitdem ich das weiß, lade ich die erst ein paar Tage später runter und dann passt es bis dato.

Ich würde also empfehlen, falls noch nicht getan, die Dateien vom Vorjahr einfach nochmals runterzuladen. 

[MonShopDE]

Ich habe mich bereits oft gefragt, ob dies vielleicht mit dem Abschließen eines Verkaufs zu tun hat? Also mal angenommen, bei mir kauft jemand Ende Januar ein Produkt, ich fertige in den Folgetagen an und versende im Februar. Erst dann wird der Verkauf abgeschlossen. Kann dies zu den o.g. Änderungen in der CSV Datei führen? Bestimmt gibt es unter euch ein paar Finanzgenies, die nicht nur @MiMaMaeuschen helfen, sondern vielleicht auch meine Frage beantworten können ♥︎ Danke ♥︎

[48azmh6r0iu0k4hf]

Ich glaube nicht, dass es damit zusammenhängt, zumindest nicht mit der Zeitspanne Verkauf - Versand. Für Etsy ist die Transaktion abgeschlossen, nachdem der Artikel gekauft wurde. Das du noch eine offene Bestellung hast, ist ein reiner Status, hat aber meiner Meinung nach nichts mit der Etsy internen Abrechnung zu tun. 

Es kann aber schon sein, dass der Rechnungslauf bei Etsy, wenn Verkäufe zeitnah am Monatsende passieren, dann verzögert in den CSV und PDF Dateien aufscheinen. Ich kann mich an meinen Fall nicht mehr so genau erinnern, aber es könnte schon auch der Fall gewesen sein, dass ich einen Verkauf am letzten Tag hatte.

Ich vermute es liegt einfach am Rechnungslauf und wenn man die Dateien erst nach einer Woche runterladet, dann sollte man auf der sicheren Seite sein. Zum Monatsersten ist es oft ein Glückspiel ob es passt, hatte ich aber auch schon.

[MiMaMaeuschen]

Ne, genau das ist das problem, ich hatte die RG vor einiger Zeit schonmal runtergeladen. Dann, bei dem jetzigen Abgleich fielen mir die Differenzen auf. Und siehe da, die Rechnung als PDF fällt um 13,74 Euro höher aus. Aber auch 13,74 Euro höher als die Daten in der CSV. Demnach stimmt der Saldo in meinem Buchhaltungsprogramm nicht mit dem bei etsy angezeigtem überein, obwohl alle anderen Zahlen des Monats stimmen. Also Erlöse, Gutschriften, Gebühren. Bei den gebühren aber eben nur die Daten aus der CSV Datei, die Daten im PDF Dokument sind falsch. Ich werde da wohl nochmal die einzelnen Positionen in der CSv mit denen aus der PD Datei abgleichen müssen. Ich kann mir auch gut vorstellen dass das mit irgendwelchen Rundungsfehlern aufgrund der Währungsumrechnung zu tun hat. Dürfte aber eigentlich nicht so sein.

[MiMaMaeuschen]

Gesagt, getan. ich habe mir gerade einmal die Gesamtsummen der PDF Rechnung vorgeknöpft. Dabei heraus ist gekommen dass zumindest eine Position in der PDF RG falsch gerundet wurde, in der CSV steht z.B. 0,17 Euro und im PDF Dokument ergibt das eben 0,18 Euro. Das erklärt zumindest einen Teil der Differenz. Das Problem bleibt: Etsy versteht nicht was ich von denen will bzw. sind sie nicht dazu fähig das problem angemessen zu lösen.

[48azmh6r0iu0k4hf]

Die Etsy Abrechnung kann sehr mühsam sein. Ich habe aufgrund von deinem Beitrag heute schon die Daten für Jänner versucht abzugleichen. Fazit, das CSV stimmt (das ist glaube ich sogar immer der Fall) aber die PDF Rechnung weicht um 3 Euro ab. Ich warte jetzt noch 3-4 Tage und lade die Rechnung dann nochmals runter, dann wird sie stimmen - zumindest war das bei den letzten malen immer so.

Rundungsfehler hatte ich bis dato noch nicht.

Aber es ist halt generell sehr fragwürdig für europäische Unternehmer, wie man so etwas überhaupt machen kann. Wir müssen hier wenn wir eine Rechnung ausstellen die falsch ist, eine Stornorechnung erstellen etc. Bei Etsy ist es so, dass sich eine Rechnung über ein paar Tage einfach inhaltlich ändert ohne dass das jemanden kümmert. Das ist aber nicht nur bei Etsy so, sondern die Vorgaben bzgl. einer Rechnung sind in den USA einfach wesentlich einfacher gehalten. Bei Rechnungen aus USA schlägt jeder Buchhalter die Hände zusammen und sagt, das gibts ja nicht. Ist aber so  

Und da es für die Leute normal ist, verstehen sie dann auch oft das Problem nicht, wenn man sich an den Support wendet.

Ich würde mich immer an das CSV halten, da dies wie ein Kontoauszug ist und eigentlich immer stimmt. Wenn dann die Rechnung abweicht und sich nicht von selbst in ein paar Tagen korrigiert, dann würde das einfach auf der Rechnung vermerken, das CSV lege ich in leicht veränderter Form auch immer bei, somit ist das nachvollziehbar. Ich habe es aufgegeben, mich stundenlang wegen kleinen Beträgen mit dem Support zu ärgern.

Ich mache meine Abrechnung von Etsy über ein Google Sheet (ala Excel) und habe das mit einigen Scripten automatisiert. D.h. ich generiere mir das CSV auf Etsy, kopiere dann die Download URL von dem CSV. Dann holt sich mein Sheet die Daten von Etsy, importiert diese in das Sheet, formatiert das lesbar um und bildet dann auch gleich die entsprechenden Summen, damit man es dann auf einen Blick mit dem PDF vergleichen kann. Klappt bis dato recht gut und ich benötige nur mehr wenige Minuten für eine Monatsabrechnung. 

Ich kann auch generell empfehlen, die Auszahlung von Etsy auf monatlich umzustellen, das ist wesentlich einfacher zu verbuchen als z.B. jede Woche oder alle 14 Tage. Da man für eine monatliche Abrechnungsperiode auch immer gleich die dazugehörige PDF Rechnung hat. Bei kürzerer Auszahlung hat man dann oft das Problem, dass Gebühren schon vom Auszahlungsbetrag abgezogen wurden, es aber noch lange keine Rechnung dazu gibt.

[MiMaMaeuschen]

Ganz ehrlich, ich glaube tzatsächlich auch dass ich mich hier an die CSV halten muss. Denn wenn ich die einzelnen Werte der CSV nehme, und dann den Saldo zum Monatsende bilde dann stimmt das erstens mit meinem Saldo in meinem Buchhaltungsprogramm überein, und zweitens: Es stimmt dann sogar mit dem Saldo in der Finanzübersicht bei Etsy überein. Kein Witz, der Saldo dort zum Monatsende weicht von dem was sich mit dem PDF Dokument ergibt um 13,74 Euro ab.

Danke für den Tipp dass ich mich ansonsten an das CSV halten soll, macht wohl auch wirklich am meisten Sinn wenn ich die Gesamtsumme der Tatsachen so betrachte.

[BeyondTheBoardEU]

Ich ignoriere seit ca einem Jahr die Rechnungen von Etsy, da diese häufig nicht stimmen. Das ist die Kopfschmerzen nicht wert. Ich erzeuge Rechnungen an die Kunden basierend auf den Einkäufen und meine Ausgaben an Etsy genau so basierend auf den übertragenen Daten. Das haut hin und ist so lange unproblematisch bis das Finanzamt die zugehörigen Rechnungen sehen will. Da ich die Gebühren an Etsy für jeden Kauf aufliste (sogar mehrere Posten pro Kauf) wage ich zu bezweifeln, dass das Finanzamt nach tausenden Rechnungen fragen wird, selbst wenn diese tatsächlich auf einen Monat gebündelt (und zufällig verfälscht) werden.

Der Theorie mit dem Rundungsfehler bin ich auch schon nachgegangen, und die sich ändernden Rechnungen haben mich genauso wahnsinning gemacht - alles ohne Erfolg. Da hilft wirklich nur mit den rohen Daten zu arbeiten ¯\_(ツ)_/¯

[tisch8]

Ich hab auch schon festgestellt, dass ein Teil der Gebühren eines Verkaufs vom 31.12. erst im Januar auf der etsy Ust-Rechnung erschien. Hat mich nen halben Tag gekostet, bis ich das endlich gecheckt hatte und herausgefunden hatte, welchen Teil der Gebühren in das nächste Jahr verschoben wurde. Hatte ich auch schon bei Verkäufen am Monatsende, dass ein Teil der Gebühren erst im nächsten Monat in die Rechnung genommen wurde. Ich nehme übrigens an, dass das eher an der Zeitverschiebung liegt. Solange man sich über eine calc-Tabelle auf dem Laufenden hält, kann man die Posten meist nachvollziehen, somit auch das Finanzamt. Trotzdem hatte ich am Jahresende auch schon mal nicht nachvollziehbare Fehlbeträge im Gesamtjahresabschluss. Auch mal zu meinen Gunsten. Ich zuck da, zumindest bei meinen Minibeträgen, inzwischen auch eher mit den Schultern. Ich kann nicht jedes Jahr tage- oder wochenlang Rechnungen und Positionen vergleichen, um den Fehler bei einem Betrag von ein paar Euro zu finden. Und die Positionen mit den Beträgen in den pdfs sind teils so kryptisch und nicht nachvollziehbar. Da werden mMn in einer Postition wohl die Rundungsfehler bei der Umrechnung von Dollar auf Euro korrigiert. Aber das ist nicht so nachvollziehbar. Aber zumindest im Endergebnis stimmen die pdfs inzwischen meist bei mir.

Ich mein, bei meinen wenigen Verkäufen ist das mit der eigenen Tabelle zur Überprüfung ja noch möglich, aber wenn man viele Verkäufe hat, wird das sehr unübersichtlich. Der csv Datei traue ich übrigens auch nicht unbedingt. Da hab ich auch schon mal Fehler entdeckt.

[MiMaMaeuschen]

So, erneuter Statusbericht für alle interessierten:

Tatsächliche waren im Jahr 2022 mehr als 50% der PDF rechnungen von etsy falsch, kann man einfach nachprüfen wenn man sich im Buchhaltungsprogramm ein eigenes Finanzkonto für etsy anlegt und dann den Saldo immer am Monatsende vergleicht. Die Zahlen der CSV Datei aufaddiert hat jedoch immer gestimmt und die Fehlbeträge im Plus oder Minus konnten so hervorragend beseitigt werden. Das einizige was nun noch fehlt und tatsächlich nicht ganz funktioniert ist der Dezember, da stimmt weder die PDF Rechnung noch die Zahlen aus der CSV ergeben den Saldo aus dem Finanzkonto bei etsy.

keine Ahnung woran das aktuell liegt, sobald ich den Fehler gefunden habe lasse ich es euch hier aber gerne wissen.

[EdelundTau]

Ich habe die Erfahrungen gemacht , wenn man die CSV direkt öffnet mit Exel einige Daten zerschossen werden und die Zahlen am Ende nicht mehr stimmen. Seitdem ich erst das leere Exelblatt öffne und dann erst die CSV über Daten abrufen - aus Datei - aus Text/ CSV öffne, stimmen die Zahlen centgenau. Den Tip zum richtigen öffnen einer CSV Datei gaben mir die Leute aus einen Computer Forum.

[BeyondTheBoardEU]

Das ist ein Formatierungs Problem von Excel. Ich kann das Programm nicht ausstehen, da es andauernd versucht "kluge" Dinge zu tun, die einem (mir) das Leben schwer machen. Google sheets ist kostenlos und um einiges benutzerfreundlicher.

[MonShopDE]

Was für ein großartiger Tipp mit Google Sheets @BeyondTheBoardEU Danke dafür*

[Toniatonie]

Ich bin gerade auch am verzweifeln, da die Zahlen nichtmal auf der Etsy Invoice PDF richtig berechnet zu sein scheinen. Liegt es an einem Umrechnungskurs $->€ ? Rundungsfehler sind bei der Höhe bald auszuschließen...

Beispiel: 
Subtotal 2,08€
19% USt. 0,36€
Total 2,44€

19% bei 2,08€ sind (gerundet) 0,40€, selbst abgeschnitten weicht der Wert mit 3ct von den ausgewiesenen 0,36€ ab. 

Ich weiß, ich rede hier von CENT-Beträgen, dennoch finde ich es unnötig kompliziert und nicht nachvollziehbar

[48azmh6r0iu0k4hf]

Ich verwende die PDF Rechnung überhaupt nicht mehr, da es ein Glücksspiel ist ob sie stimmt oder nicht. Es kommt auch darauf an, wann du sie downloadest. Eine Rechnung die du z.B. am Ausstellungstag runterladest, schaut ein paar Tage später schon wieder anders aus. Sie kann sich korrigieren und dann stimmen oder auch nicht. 

Meine Empfehlung, benutze die CSV Datei und buche danach. Das stimmt bei mir immer und die PDF Rechnung hänge ich dann einfach noch so dazu, mit dem Hinweis, dass sie nicht korrekt ist, sollte einmal eine Steuerprüfung kommen.

[SunnytyDE]

Ich hatte vor kurzem eine Steuerprüfung und die Daten die Etsy ans Finanzamt direkt übermittelt hat stimmen weder mit dem PDF noch mit der CSV Datei überein. 

Der Beamte hat hat am Ende in meinem Sinne gehandelt und die Zahlen der CSV Datei akzeptiert aber auch darauf hingewiesen das auf Etsy Probleme zukommen weil die  übermittelten Zahlen bis jetzt bei keinem einzigen gestimmt haben die er überprüft hat. 

Die haben weder quartalsweise, monatlich oder jährlich gestimmt. 

[48azmh6r0iu0k4hf]

Das wundert mich überhaupt nicht, aber zu Glück ist es für dich gut ausgegangen. Ich kann ja nicht verstehen, wieso ein Unternehmen wie Etsy, sich so etwas leisten kann. Alleine schon der Umstand, dass eine bestehende, generierte Rechnung später einfach verändert wird und dann anders aussieht. Ich habe mir einmal den Spaß gemacht und eine Monatsrechnung jeden Tag neu runter geladen, sie war für 5 Tage, jeden Tag anders, dann hat sie sich nicht mehr verändert.

Umso mehr vertraue ich auf die CSV Datei, weil man dort die einzelnen Buchungen kontrollieren kann und es ist für einen Prüfer auch nachvollziehbar. Ich importiere die CSV in meine Buchhaltung und es wird dort jede einzelne Zeile gebucht, wie bei einem Kontoauszug. Schöne wäre es natürlich wenn auch die dazugehörige Rechnung stimmen würde, aber nachdem ich beim ersten mal nachgefragt habe, dass die Rechnung nicht korrekt ist, hat das wenig gebracht - es scheint der Support ist nicht interessiert oder es sind ihnen ebenfalls die Hände gebunden.

[SunnytyDE]

Ich finde es auch unglaublich. Bei so einem großen Unternehmen sollte sowas doch zu automatisiert ablaufen. Support ist damit auch total überfordert. Sowas spreche ich schon gar nicht mehr an. 
Erst dachten wir das es vielleicht an der Währungsumrechnung liegt aber das war dann auch nicht annähernd richtig. 

Ich hatte letztes Jahr probehalber mal einen Shop bei Shopify ein paar Monate lang. Die Umsatzsteuer Rechnung war für mich in Dollar ausgestellt aber dem Finanzamt hat Shopify die gleichen Beträge in Euro übermittelt. Das war jetzt kein großer Unterschied für mich aber das kann für ein größeres Unternehmen schon was ausmachen. Also auch da läuft nicht alles rund. 

Und wie sagen die beim Finanzamt gerne: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. 

Also auch wenn Etsy oder wer auch immer, Fehler macht, müssen wir uns darüber informieren was den jetzt nun richtig ist und gegebenenfalls melden wenn da Ungereimtheiten bestehen. 

[HexenbesenShop]

@SunnytyDE

das mit shopify würde mich interessieren, habe daran auch schon gedacht wenn es hier so weiter geht. Wie war Deine Erfahrung dort?

[SunnytyDE]

Ehrlich gesagt dachte ich es wäre einfacher. LetztesJahr bestand noch nicht die Möglichkeit die Produkte von Etsy per CSV zu importieren. Vielleicht hat sich das inzwischen geändert? 

Was ich jetzt als Zwischenlösung gemacht habe ist eine PatternWebsite von Etsy abonniert aber dazu auch mein Domain sunnyty.com (auf Etsy selbst habe ich sunnyty.de) verknüpft. 

Da habe ich die Hoffnung falls ich je Zeit und Geduld habe, meine Homepage bei Shopify o. ä. zu erstellen das ich die Domain dann einfach dort verknüpfe und Pattern abmelde. 

So ist der Bekanntheitsgrad der Domain wenigsten im Umlauf.

Was für mich total einfach war, war einen Shop bei kasuwa zu eröffnen. Da konnte man die gesamten Produkte per CSV in Minuten hochladen. Dann kurz bearbeiten und schon waren sie live. Kann ich nur empfehlen. 

[GoodWASTEofTime]

@SunnytyDE

Danke, das klingt hilfreich mit den anderen Shopoptionen

[SophistiqueJewellery]

Stehe vor genau dem gleichen Problem  
Bei manchen Monaten passt es bei den meisten jedoch um ein paar Euro wieder nicht.
Bin es schon doppelt und dreifach durchgegangen. Habe die CSV-Datei und Etsy Abrechnung erneut heruntergeladen und geprüft, die Beträge sind immer noch nicht richtig.

Ich arbeite mit Lexoffice und frage mich ob ich die Differenz (immer nur ein paar Euro) zwischen den Beträgen einfach als Währungsumrechnung markieren soll.  Hat da jemand Erfahrung mit gemacht?

Viele Grüße
Sophia

[webfraggle]

Hallo, 

bei mir hat es um fast 100,- Euro nicht überein gestimmt.

Nachdem ich mal genau hingeschaut habe, handelt es sich um die Sparen mit Links (Share & Save refund) Rückzahlungen, die nicht in der Etsy Rechnung berücksichtigt sind.

Vielleicht hilft das, jemandem weiter, der auch danach sucht.

Freundliche Grüße
Christoph

[ellaee]

@webfraggle 
Hallo Christoph,

darf ich fragen, wie Du das in deiner Buchhaltung löst?

VG
Elena