Nutzung digitaler Technologien für eure internen Prozesse - wie fit seid ihr, was nutzt ihr?

[MonShopDE]

In letzter Zeit mache ich mir viele Gedanken über diese Frage, denn ich bin leider überhaupt nicht 'fit' in diesem Bereich - seit vielen Jahren bin ich Selbstständig und mache alles alleine - ich gestehe, das 'Büro' leidet dabei unter ADS. Nachdem ich eine Studie zum Thema gelesen habe, wurde mir bewusst, dass es scheinbar sehr viel, kleine Unternehmen gibt, die in dem Bereich Defizite haben. 

Wie handhabt ihr das? Läuft euer Büro bereits digital? Welche Prozesse habt ihr digitalisiert und wie erleichtern sie euren Alltag? Spart ihr damit Zeit und auch Kosten?? Nutzt jemand Fördermittel um die eigene Digitalisierung voranzubringen? 

Ich bin gespannt!! Grüße von Irmi*

[3DDruckraum]

Ich mache auch alles alleine. Mein Büro ist so gut wie komplett digital.
Dabei hilft mir mein Online-shop ungemein, da die Bestellungen von etsy importiert werden.
Auf Knopfdruck gibts Rechnung, Sendungslabel, Sornierung, usw.
Zeitersparnis ist sehr viel, wenn ich mir überlege ich müsste jede Rechnung von Hand eintragen.
Auch werden alle Artikel auf verschiedene Plattformen (google shopping, Facebook, & instagram) geladen.

Wo gibt es Fördermittel?

[MonShopDE]

Stimmt, du hattest bereits davon berichtet und ich war damals schon begeistert!!

Fördermittel?? Schau mal unter

'Digital Jetzt' Portal Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz - noch bis zum 31.12.2023

[WoodenCatto]

@3DDruckraum 

"Dabei hilft mir mein Online-shop ungemein, da die Bestellungen von etsy importiert werden." 

Sehr interessant... Wenn ich das hier ausbauen werde, fände ich so eine Lösung aus richtig gut.

Momentan trage ich tatsächlich alles von Hand ein. Ich habe mir vor eingier Zeit mal einen halben Tag genommen, um eine Rechnungsvorlage mit diversen Shortcuts zu erstellen. Ich muss also "nur" Adresse, Produktnummer und deren Anzahl eintragen. Komplizierter wird's nur bei Auslandskäufen... Finde ich aber okay, das hält sich alles im Rahmen und vor allem hab ich ja nicht viele Rechnungen. Außerdem drucke ich eh zu jeder Bestellung eine Pflegeanweisung mit persönlicher Anrede aus. Das mache ich alles früh morgens alles in einem Rutsch, wenn ich noch im Kaffee trinkend im Bett liege und langsam in den Tag starte.

Was mich nervt sind die Sednungslabel. Da müsste ich mir bald mal was suchen.

[MonShopDE]

Ich mache das ähnlich wie du Marisa @WoodenCatto 

Ein Vorlage habe ich seit Geschäftsgründung und muss, wie du, die Rechnungsadresse usw. immer von 'Hand' eingeben. Manchmal sind das 15 Rechnungen am Tag und das raubt ganz schön viel Zeit. Meist mache ich es kurz vor dem Versand - die Idee, es am Morgen mit dem Kaffe zu erledigen, gefällt mir allerdings sehr gut...

Ich frage mich, ob es Lösungen auch ohne eigenen Online-Shop gibt??

[WoodenCatto]

@MonShopDE 

Bei dir würde sich Billbee o.ä. sicher lohnen... Bei 15 Rechnungen wäre es mir auch zu viel, glaube ich.

Ich schreibe und drucke die Rechnungen auch noch aus einem anderen Grund schon weit vor dem Versand: Den Überblick über meine Bestellungen habe ich besser in analoger Form. Vor allem, wenn Bestellungen aus verschiedenen Shops zusammenkommen. An meiner Tür habe ich mehrere Kordeln aufgespannt, wo ich die Rechnungen inkl. Etikett etc. dranklammere. Sortiert nach geplantem Versanddatum. Das hilft mir ungemein, den Überblick zu behalten.

[EdelundTau]

Na klar. Wir nutzen Billbee.

[MonShopDE]

Oh Danke, da werde ich mich mal einlesen...super Tipp!

[TimberMeDE]

Ich nutze PamBill - meine Bestellungen aus dem Shop meiner Webseite werden automatisch erstellt und importiert, mit Etsy funktioniert das leider nicht, auch nicht mit Kasuwa. 

[MonShopDE]

Danke für deine Nachricht - ich suche hauptsächlich ein Lösung für Etsy, da ich keinen eigenen Onlineshop habe *:)

[TimberMeDE]

Darüber würde ich mich auch freuen, aber ich bin jetzt so eingespielt mit meinem Programm. Seufz...

PamBill unterstützt verschieden Shops, aber Etsy & Kasuwa sind leider nicht dabei. Vielleicht sollte ich mal anfragen.

[WeiberkramShop]

Hallo,

also ich habe das alles bis letztes Jahr händisch gemacht. Den PC Bildschirm in zwei Fenster geteilt, in dem einen die Etsy Bestellungen, in dem anderen das manuelle Etiketten Formular von DHL. Dann die Versandadresse manuell eingetippt.
Rechnungen - na ja, nicht jeder will eine haben. Das war mein großes Glück. Wenn einer eine wollte habe ich die ebenfalls händisch getippt, dazu hatte ich mir eine Excel Datei erstellt, die automatisch die MwSt reinrechnet usw.

Dann wollte ich in diesem Jahr meine Prozesse optimieren damit ich mehr Zeit für andere Sachen habe. Bei 2000 Bestellungen im Jahr kommt schon einiges zusammen. Jetzt bin ich also wieder bei Billbee. Aaaaaber die sind ganz schön teuer. Der Luxus kostet mich so 40 - 50€ im Monat. Dafür erstelle ich die Etiketten auf Knopfdruck und die Rechnungen werden automatisch an jeden Kunden per Email verschickt. Das spart mir JEDE MENGE Zeit. Ich kaufe mir mit diesem Betrag quasi Freizeit, so rede ich mir das schön

Billbee könnte wohl auch bei der Buchhaltung - davon habe ich keinen Plan. Ich mache das tatsächlich auch noch händisch. Ich liebe einfach das Arbeiten mit Papier und Ordnern und ein bisschen Chaos. Wenn 2025 das papierlose Büro kommt... wenn es denn tatsächlich kommt... muss ich mir noch was überlegen.

Vielleicht oder eher ganz bestimmt werden wir uns dann auch wieder gegenseitig helfen und Tipps geben.

[MonShopDE]

Genau, das papierlose Büro klingt zwar noch weit entfernt, aber ich möchte mich deshalb früh genug damit vertraut machen.

Leider kosten die guten Lösungen fast immer Geld, aber Zeitersparnis ist ebenfalls GOLD wert. Ist der Preis für Billbee pro Monat abhängig von den Bestellungen pro Jahr oder ist das ein Fixpreis??

[HelenaBlauerose]

Ich mach es wie Marisa, morgens ne Tasse Kaffee, ne halbe oder auch ne ganze Stunde Büro. Ich will nicht digitalisieren, weil ich bei meiner alten Firma und bei der meines Mannes miterlebt habe, was Hacker anrichten können, wenn alles digital ist. Alle Daten mit einem Rutsch weg. Lösegeld oder Fall erledigt. Beides kleine Firmen mit 20 bzw. 10 Angestellten. Stichwort Cyberkrieg haben wir ja grad anderswo. Aber ich hab halt auch eher weniger Rechnungen als jemand, der Material oder niederpreisige Artikel verkauft. Da geht das.

[3DDruckraum]

Gleich bei 2 Firmen. Das ist heftig. Wie groß waren die denn?

Über Hacker mach ich mir eigentlich keine großen Gedanken, da ich denke ich bin für die viel zu klein. Aber natürlich kann man sich da auch irren. Deshalb habe ich für alles 2 Backups (1x Lokal & 1x in einer cloud). Sollte da doch mal was passieren, ist das an einem halben Tag wie auf dem Stand vom Tag davor, also nicht all zu viel Ausfall.

[BuntMixxDesign]

@MonShopDe "Fördermittel?? Schau mal unter
'Digital Jetzt' Portal Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz - noch bis zum 31.12.2023"

Auf der Seite habe ich gelesen: "Die Förderung gibt es für Unternehmen mit 3-499 Mitarbeitern."
Kommt wahrscheinlich für die meisten hier wohl nicht in Frage "Einzelkämpfer:innen".

Arbeite mit billbee und Buchhaltungsprogramm. Klar, kostet alles Geld, aber "time is money".

[MonShopDE]

Oh, danke für den Hinweis...klar, wer hat schon zusätzlich zwei Angestellte...schade eigentlich!

[XieXieXie]

At MonShopde

Ist der Preis für Billbee pro Monat abhängig von den Bestellungen pro Jahr oder ist das ein Fixpreis?

Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Rechnungen pro Monat.

[ArtsByArtisans]

https://artsbyartisans.etsy.com/listing/1446980441/medieval-jorvik-mens-boots-toggle-boots

[rz5ngvvr]

An das Team: Können wir bitte Leute die nur Werbe-Links für sich machen, was im Forum nicht erlaubt ist, direkt bannen? Ich mein, wer kein ernsthafte Konsequenzen erfährt, machts immer wieder. 

[LichtliebeBodensee]

Als mein Shop letztes Jahr gut angelaufen ist habe ich mich für Billbee entschieden. Das ist für mich eine irre Zeitersparnis.

Alles ist miteinander verknüpft und wird über Billbee abgewickelt. Wenn der Kunde bestellt hat wird automatisch eine Rechnung erstellt und zugeschickt. Das DHL Kundenportal ist auch damit verknüpft, d.h. ich erstelle meine Versandlables über Billbee. Die Bestellung wird dann automatisch in Etsy auf versendet gesetzt und die Trackingnummer wird auch hinterlegt. Da ich mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeiten kann ist der Versand mittlerweile eine Sachen von Minuten. Die Rechungen kosten mich gar keine Zeit das wird ja automatisch erstellt.

Da die Steuer für mich ein absolutes Horrorthema ist, habe ich mich auch für einen Steuerberater entschieden der Erfahrung im E-Commerce hat. Der Etsy Shop sowie Billbee sind mit der Steuerberater Software verknüpft, alle Daten werden automatisch übermittelt. Ich muss nur noch ein paar Kleinigkeiten bearbeiten. Die Buchhaltung ist für mich in 1-2 Stunden im Monat erledigt. Das kostet natürlich alles sein Geld, aber solange der Shop gut läuft ist der Steuerberater noch drin und für mich wichtig.

Billbee kann ich wirklich empfehlen denn die Kosten sind überschaubar, du zahlst ja nur die Menge die du auch versendest. Glaub mir wenn du das einmal eingerichtet hast willst du nicht mehr darauf verzichten. Im Netz gibt es viele Videos wie du alles einrichtest, das ist sehr einfach und funtktioniert einwandfrei.

[SunnytyDE]

Da kann ich @LichtliebeBodensee  nur zustimnen in allem was sie gesagt hat. Bei Billbee ist die Zeitersparniss das allerbeste. Auch wenn man keine Ahnung hat wie man das einrichten kann mit den automatischen Rechungen ist der Kundenservice dort wirklich einmalig. Die haben das alles so eingerichet wie ich es wollte. Die Rechnungen werden automatisch ersellt und versendet und das nicht nur für Etsy, auch kasuwa und Ebay sind bei mir automatisch drin.

Was ich noch zusätzlich habe ist FastBill als Buchaltungssystem. Das ist integriert mit Billbee. Da bin ich noch am probieren welches Paket das sinnvollste für mich ist. Mein Steuerberater hat mit FastBill auch Zugriff und ich denke wenn ich nächstes Jahr in der Regelbesteuerung bin dann ist so ein Programm einfach das beste ohne das ich mich tagelang mit 'Bürosachen' rum quälen muss.

[MonShopDE]

Dankeschön @LichtliebeBodensee und @SunnytyDE für eure Eindrücke und Berichte - das klingt für mich nach einer unglaublichen Zeitersparnis und ich werde das auf jeden Fall spätestens im neuen Jahr umsetzen. Vorher muss ich dringen noch den Mac umrüsten...

Kann ich mit Billbee eigentlich auch meinen eigenen Rechnungsvordruck hochladen und eine fortlaufende Nummerierung der Rechnungen eingeben? Was wäre, wenn ich einen Job außerhalb von Etsy habe, ich jedoch fortlaufende Rechnungsnummern benötige?

Ich bin sehr dankbar, dass ich von vielen Seiten so viel Hilfe bekomme ♥︎

[BuntMixxDIY]

Bei billbee kannst du fortlaufende Nummern vergeben, und bei mehreren Shops kannst du jedem Shop einen eigenen Nummernkreis geben. Oder alles fortlaufend, wie es für dich am besten paßt. Wirklich alles sehr komfortabel.
Für Rechnungen habe ich auch eigene Layouts (Banner usw.) und eigene Texte, die auf die jeweiligen Shops verweisen. Die Layouts sind dann den entsprechenden Shops zugewiesen.
Wenn man mal im Thema drin ist, ist es einfach, und der billbee Support ist auch gut!
Ich würde dir empfehlen, schon jetzt mit der Test-Version anzufangen, damit du im neuen Jahr direkt durchstarten kannst.

[MonShopDE]

Gute Idee @BuntMixxDIY ! Und nur nochmal zur Sicherheit...ich kann dort auch private Rechnungen einfügen (also nicht aus einem anderen Shop, sondern wenn Kunden direkt bei mir bestellen), richtig?? Ich werde aber auf jeden Fall mal beim Support dort anfragen, falls ihr diese Problematik nicht habt...