Korrekte Buchführung

[InVeritasVintage]

Hallo zusammen, 

ich weiß, Buchhaltung ist ein leidiges Thema. Ich habe es bislang etwas schleifen lassen, habe mir jetzt aber sevdesk besorgt und bin dabei meine ganzen Belege einzupflegen. Bei den meisten Belegen wie z.B. Ausgaben für Materialien etc. kein Problem. Jetzt komme ich aber zum wichtigsten  Teil, Belege von Etsy selbst. 

Etsy stellt ja am Ende des Monats eine Rechnung aus über Sales Tax, Fees, Marketing etc. Soweit so gut. Über die Einnahmen/Umsätze wird allerdings kein so schön übersichtliches Dokument ausgestellt, nur CSV-Datei. Ich würde also die Ausgaben normal verbuchen (dafür habe ich ja die Rechnung von Etsy). Für die Einnahmen/Umsatz durch Verkäufe schreibe ich dann eine Rechnung an Etsy (natürlich nur für meine Unterlagen)? 

Eine andere Möglichkeit: Habe jetzt schon mehrfach gelesen, dass manche Verkäufer lediglich über den Gewinn, also den Betrag der von Etsy auf das Konto ausgezahlt wird, eine Rechnung an Etsy schreiben. Die Ausgaben sind also schon von dem Betrag abgezogen. Keine Ahnung ob das rechtlich so in Ordnung ist. 

Würde gerne mal hören, wie ihr das macht. Falls euch die Frage zu blöd ist habt bitte Nachsehen mit mir, bin blutiger Anfänger was Buchhaltung angeht und kapiere vieles noch nicht (habe mich natürlich auch schon im Internet informiert, aber man findet teils widersprüchliche Angaben). 

Liebe Grüße

Christin 

[WeiberkramShop]

Hallo Christin,

hier bin ich gespannt was die anderen so schreiben. Ich habe meinen Shop seit 2018, mache also schon etwas länger in Buchhaltung

Bestimmt gibt es verschiedene Wege, manche sind weniger geeignet, andere mehr. Daher freue ich mich auf guten Austausch.

Das wichtigste (in meinen Augen) zuerst: wenn du eine Rechnung über deinen Gewinn "also den Betrag der von Etsy auf das Konto ausgezahlt wird" an Etsy schreibst passiert folgendes: - in meinem folgenden Beispiel verwende ich mal eine glatte Summer von 1000 € Auszahlungsbetrag: du würdest in deiner Buchhaltung 1000 € als Einnahme verbuchen. In Echt (sorry Babysprache) sind es aber evtl. 1200€ Einnahmen weil Etsy ja von den Einnahmen bereits Gebühren usw. abgezogen hat. Somit würdest du - wenn du nur den "Gewinn" verbuchst - einiges unterschlagen.

Ganz wichtig ist zu wissen was der Unterschied zwischen Einnahmen und Gewinn ist.

Nun zu der CSV Datei: ich arbeite mit dem Zahlkonto. Dies buche ich auch in meiner Buchhaltung. D.h. ich ziehe mir die CSV Datei, wandele die mit ein paar Handgriffen in eine für mich brauchbare Excel Tabelle um und ziehe Summen. Somit habe ich dann die Einnahmen und die Ausgaben. Diese beiden Summen buche ich in meiner Buchhaltunsmaske. Kontrollieren tue ich das ganze indem ich manuell noch einen Saldo einfüge und diesen mit dem Zahlkonto abgleiche. Erst wenn da der exakte Saldo angezeigt wird weiß ich dass die Zahlen für diesen Monat stimmen. Die Rechnung von Etsy über die Ausgaben lege ich der Vollständigkeit halber einfach nur zu den Unterlagen. Der Betrag auf der Rechnung ist nie der gleiche wie in der CSV Tabelle - keine Ahnung warum das so ist. Für mich ist ausschlaggebend der Betrag vom Zahlkonto weil da der Saldo stimmt.

Bist du bei Facebook in der Etsy Gruppe? Da haben einige Mädels neulich geschrieben dass es wohl irgendeine App gibt oder ein Buchhaltungsprogramm was die Etsy Buchhaltung fast von alleine machen soll.... vielleicht schreibt das ja noch jemand anders hier.

Lieben Gruß

Tina

[InVeritasVintage]

Vielen Dank für die ausführliche Antwort! 

Genau, man muss zwischen Einnahmen und Gewinn unterscheiden, aber da ich das schon mehrfach gehört hatte, dass manche nur den Gewinn (der von Etsy überwiesen wird) verbuchen, war ich unsicher, wie ich es nun machen soll.

Ok, also du ziehst dir die CSV-Dateien, nimmst dir daraus dann wahrscheinlich nur die Verkäufe und pflegst das Ganze in dein Buchhaltungsprogramm ein. 

Die Facebook-Gruppe kenne ich noch nicht, da schaue ich mal nach  

[LoveMoonCandles]

Hallo, bin gerade auf diesen Beitrag gestoßen. Wie genau heißt denn die Facebook Gruppe? Viele Grüße Melanie

[TitaniasZauberwald]

Hallo Christin,

du verkaufst ja nicht an Etsy, daher verstehe ich grade nicht, warum du eine - fiktive - Rechnung an Etsy schreiben willst. Du verkaufst an deine Kunden, an die ja auch die Rechnungen gehen würden. Vielleicht verkaufst du auch noch über andere Plattformen, auf Märkten, im persönlichen Kontakt usw. Das interessiert das Finanzamt aber alles nicht, notiere einfach nacheinander deine Einnahmen, egal, worüber sie eingehen. Ich mache das in einer Excel-Tabelle (Datum, Rechnungsnummer, Produkte, Gesamtbetrag). Belege sind dann die Rechnungen, die ich an die Kunden schreibe.

Liebe Grüße, Steffi

[InVeritasVintage]

Danke für die Antwort! 

Das mit der fiktiven Rechnung hab ich unter anderem von der Seite Kassenklingeln: 

"Etsy stellt keine Rechnung an Käufer aus. Der Beleg, den man als Käufer erhält ist keine ‚echte‘ Rechnung. Eine Rechnung muss verschiedene Pflichtangaben nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG)  enthalten. Zur weiteren Lektüre empfehle ich diesen Artikel. Die Belege, die Etsy erstellt musst du nicht aufbewahren. Sie sind als Nachweis für das Finanzamt irrelevant, weil sie die notwendigen Pflichtangaben nicht enthalten.

Ausnahme:

Verkaufst du digitale Downloads und überlässt die Lieferung der Leistung Etsy, dann erstellt Etsy eine Rechnung. Etsy weist die Umsatzsteuer aus und führt sie auch an die deutschen Behörden ab. Du schreibst eine Rechnung über den Netto-Betrag an Etsy als Beleg für deine Einnahme."

Ich verkaufe digitale Produkte. 

[InVeritasVintage]

Ergänzung zum vorherigen Post: Hier der Link zu der Seite: 

https://kassenklingeln.de/buchhaltung-steuern-etsy/

[48azmh6r0iu0k4hf]

Man muss Etsy wie ein Konto bei einer Bank betrachten, dort gibt es Einnahmen (Verkauf) und Ausgaben (Gebühren, Marketing, etc.). Wenn du nun etwas verkaufst, dann musst du eine Rechnung an den Kunden erstellen (nicht an Etsy). Für die Gebühren bekommst du einen Beleg/Rechnung von Etsy. Und genauso verbuchst du das ganze dann auch. 

Oder anders betrachtet, stell dir den Verkauf so vor wie wenn jemand in dein fiktives Ladengeschäft kommt und dort mit der Zahlungsart Etsy bezahlt. Die "Bank" Etsy stellt dir dann für diverse Dienstleistungen eine Rechnung, das sind deine Ausgaben. 

Was definitiv falsch ist, wäre eine Rechnung an Etsy zu stellen. Oder wieder anders gesagt, wenn du etwas per Telefon verkaufst und der Kunde überweist dir den Betrag auf dein Bankkonto, stellst du die Rechnung ja auch dem Kunden in nicht der Bank.

Ich hoffe das war einigermaßen verständlich erklärt, es ist am Anfang etwas kompliziert, aber irgendwann geht dir der Knopf auf und dann ist es recht einfach.

[InVeritasVintage]

Danke für die Antwort und die Tipps! Es macht auf jeden Fall Sinn so wie du es sagst, mein Problem ist nur, dass ich digitale Produkte verkaufe und es im Monat recht viele Bestellungen sein können über jeweils Kleckerbeträge. Finde es irgendwie schöner und übersichtlicher, wenn nicht jede Bestellung einzeln gebucht wird sondern als ein Betrag einmal im Monat. Aber es geht ja nicht darum, was ich schöner finde xD Ich werde wohl tatsächlich bald mal einen Termin mit einem Steuerberater machen, hatte irgendwo auch eine Seite gesehen, wo man sozusagen auch einmalig einen Termin mit einem Steuerberater machen kann und dann seine spezifischen Fragen stellen kann. 

[48azmh6r0iu0k4hf]

Also zumindest hier in Österreich ist es nicht erlaubt, Summen zu buchen. Jeder Verkauf muß einzeln gebucht werden und für jeden Verkauf muss man auch eine Rechnung erstellen, unabhängig vom Betrag.

Kann in Deutschland anders ein, es gibt da ein paar feine Unterschiede.

[48azmh6r0iu0k4hf]

Und ich würde dir auch empfehlen, ein paar Grundlegende Dinge mit einem Steuerberater zu klären und dir dort Beratung zu holen. Es gibt doch ein paar Kleinigkeiten auf die man aufpassen muss/sollte und da kann ein Steuerberater dir sehr gute Tipps geben. Du musst ja nicht alles von ihm machen lassen, aber es ist immer gut jemanden zu haben, den man fragen kann und wo man sich auch darauf verlassen kann, dass es steuerlich korrekt ist.

Von diversen Internetseiten kann man sich gute Tipps holen, aber schlußendlich musst du bei einer Steuerprüfung das ganze verantworten. Da sind die paar Euros für einen Steuerberater wirklich gut investiert.

[SLOFE3D]

Also wir benutzen Billbee und sevDesk für die Buchhaltung.

Etsy meldet per Api Anbindung die Bestellungen inkl. aller Kundendaten, Artikel, Preise etc. an Billbee. Billbee erstellt daraus einen Kunden, eine Bestellung und legt die Rechnung an. Außerdem haben wir Post/DHL an Billbee angeschlossen, so dass wir auch den Versand wirklich easy über Billbee machen können. Die Tracking Nummern werden dann automatisch an Etsy gesendet und die Bestellung als versendet markiert.

Außerdem sendet Billbee die erzeugten Rechnungen an sevDesk und legt diese dort als Beleg ab. Somit hast du alle deine Etsy Einnahmen schon automatisch in der Buchhaltung. Einmal im Monat dann die Etsy Gebühren Abrechnung einbuchen (SKR03 Konto 4780) und das wars eigentlich schon. So zumindest von unserem Buchhalter abgesegnet. So nutzen wir das jetzt seit 6 Monaten und sind ziemlich happy das fast alles automatisch geht.

Billbee rechnet fair nach Menge der erzeugten Rechnungen ab, man muss also kein teures Abo abschließen.

Außerdem hab ich sehr gute Erfahrung mit dem Support gemacht, vor allem da es einen Live Chat gibt in dem man Hilfe von anderen erfahrenen Benutzern erhält.

Deklariert als kostenlose Werbung

Falls ich jemandes Interesse geweckt habe, würde ich mich freuen wenn du dich über meinen Partnerprogramm-Link dort hin beamst

Sollten Affiliate Links gegen die Richtlinien verstoßen dann weg damit. Aber hey, ich bin einer von Euch

[InVeritasVintage]

Danke für den Tipp. Von Billbee hatte ich auch schon gehört, aber wenn ich die Preisgestaltung richtig verstanden habe, bezahlt man je nachdem wie viele Bestellungen man im Monat hat. Bei digitalen Produkten die ich verkaufe kommen viele Bestellungen zusammen aber jeweils über kleine Beträge. Da finde ich Billbee im Verhältnis dann zu teuer. 

[f59wo065xc7zpw5i]

Hallo :), 

wie buchst du denn die Etsy Gebühren Abrechnung in SevDesk ein? Rechnest du alles zusammen und machst das auf einen Schlag oder importierst du eine CSV Datei in SevDesk? 

Viele Grüße 

[Deisterwerke]

Hallo, ich weiß der Post hier ist schon etwas älter, aber vielleicht kann mir ja doch noch jemand dazu helfen.

Ich mache es seit diesem Jahr genauso wie hier beschrieben. Aber meine Frage dazu: wie bucht man dann die Belege auf die Einnahmen? Die würden ja dann erst einmal die Einnahmen übersteigen, da logischerweise ja in den Rechnungen die Gebühr von Etsy nicht auftaucht.

Und zum Monatsabschluss habe ich ja dann eine Rechnung von Etsy, zu der ich keine sichtbare Ausgabe auf meinem Konto habe.

Hoffe ich habe es verständlich geschrieben, was ich meine

Liebe Grüße

Rebecca 

[BuntMixxDIY]

Die Preisgestaltung bei billbee ist so, daß es keinen Fixbetrag pro Bestellung gibt.
Es wird immer günstiger (Betrag pro Bestellung), je mehr Bestellungen du hast.
Hier kannst du es genau ansehen:

https://www.billbee.io/preise

[InVeritasVintage]

Kleines Update von mir: Hatte ein Gespräch mit einem Steuerberater und es ist tatsächlich so, dass man nicht einfach den Betrag den Etsy einem überweist als Einnahme buchen kann. Man muss die Umsätze buchen, also bevor die Etsy-Gebühren abgezogen werden. 

Außerdem besteht eine Einzel-Aufzeichnungspflicht, dass heißt man muss im Zweifelsfall jede Bestellung gesondert nachweisen können. Das heißt aber nicht, dass man jetzt zwingend jede Bestellung einzeln in Buchhaltungsprogramm einpflegen und dafür eine Rechnung generieren muss. Es ist ok, einmal im Monat die Umsätze zusammengerechnet auf den jeweiligen Monat einzupflegen und die CSV-Datei von Etsy als Beleg zu nehmen. Aus der CSV-Datei kann man ja im Zweifelsfall auch die einzelnen Bestellungen nachvollziehen. 

[TimberMeDE]

Hallo zusammen,

ich bewege mich nicht gerne in Grauzonen und erstelle von daher für jeden Verkauf eine Rechnung. Ich benutze hierfür ein Rechnungsprogramm und habe mir darin verschiedene Buchungskriterien angelegt (Shops, Auftragsarbeiten). Der Übertrag von meinem Shop funktioniert automatisch, bei Etsy geht es leider nicht und ich muss die Rechnungen händisch einpflegen. Die Übersichtlichkeit ist mir den Mehraufwand wert.

Für alles Weitere nutze ich Exel. Hier trage ich alles selektiert ein (Werbekosten, Material, Arbeitsplatz, Versand, Servicegebühren etc.).

Mit Hilfe einer Pivot-Tabelle kann ich dann alles genau auslesen - auch in welchen Monaten ich für was am meisten ausgegeben habe.

LG Andrea

[TimberMeDE]

Hallo Rebecca,

ich weiß was Du meinst und das stört mich auch sehr... Aber wenn Du alles genau in einer Tabelle einpflegst, dann stimmen die Daten ja überein.

Und anhand der Etsy-Abrechnung kann das Finanzamt auch die geleisteten Zahlungen nachvollziehen.

Sorry, ich weiß nicht, wie ich's anders schreiben soll.

[SimonsCraft]

An alle die einzelne Rechnungen schreiben: Woher nehmt ihr denn die Kundendaten für die Rechnungen? Auf Etsy sieht man nur die Versanddaten, diese sind aber nicht automatisch die Kundendaten...

[tisch8]

Für mich sind die Versanddaten, also Kundenadresse, automatisch die Kundendaten. Falls eine gesonderte Rechnungsadresse angegeben ist, werden beide Adressen auf der Rechnung angegeben.

Welche anderen Kundendaten meinst Du denn?

[48azmh6r0iu0k4hf]

Mache ich genauso...

[TimberMeDE]

Name, Anschrift und Email reichen mir schon als Kundendaten.

Kundennummer und Rechnungsnummer werden in meinem Rechnungsprogramm automatisch fortlaufend vergeben.

Bei den Etsyverkäufen, vermerke ich auch immer die Bestellnummer von Etsy auf meinen Rechnungen, damit es jederzeit nachvollziehbar ist.

[AIMOMS]

Ich bin nun auch auf kassenklingeln und billbee gestoßen und fange mal mit der ersten variante an. Zum Glück kann man das mit sevdesk verknüpfen. ich kann euch ja auf dem Laufenden halten und berichten wie es lief, nach einiger Testdauer. Allen zusammen, wünsche ich viel Erfolg! Mary

[CogaDesign]

Hallo zusammen, ich bin auch gerade dabei billbee und sevdesk bei mir buchhalterisch einzupflegen und zu nutzen....und ganz ehrlich, ich bin überfordert, rein vom buchhalterischen. Ich habe zwar einen Steuerberater, der ist aber nicht unbedingt auf online-Handel spezialisiert, aber ansonsten fit. Ziel ist es, dass ich alles soweit vorbereite buchhalterisch, dass er mir dann nur noch meine Steuererklärung macht. Datev-Zugang ist auch vorhanden....so und jetzt geht es los, zuerst erscheint alles ganz einfach, aber dann. Ich habe meine Rechnungen aus billbee in sevdesk eingefügt und zugeordnet. Er schaut drüber und sagt: falsches Buchungskonto. Billbee oder sevdesk, das weiß ich noch nicht, pflegt die Rechnungen unter dem Buchungskonto 4200 Erlös ein, es müßte aber 4400 Erlös 19% sein (ich bin umsatzsteuerpflichtig mit SKR04 und IST-Versteuerung). Wißt ihr was ich meine? Ich fühl mich buchhalterisch absolut überfordert, ich wußte bis dato noch nicht mal wirklich was ein Buchungskonto (Kategorie) bei sevdesk ist. Und nächstes Problem wird sein, wie ich die Einnahmen aus etsy verbuche....klar Gekdtransit/Umbuchung, aber mein echtes Konto möchte ich nicht anbinden, also wie buche ich sowas?Und und und...geht es nur mir so und ich bin zu blöd oder nehm ich das Ganze zu genau.

Feedback dazu würde mich echt freuen, da ich mir gerade wirklich mit der Buchhaltung überfordert vorkomme.

Grüße Cordula