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[MatildaHomeShop]

Wie behaltet ihr den Überblick über eure Finanzen auf Etsy & Co? – Mein Weg mit CSV-Daten, Excel & ein bisschen Technik

Hallo zusammen!

Ich bin Kleinunternehmer ohne Ausweisung der Mehrwertsteuer. Das macht meine Steuererklärung für die EÜR zwar etwas einfacher – aber dennoch kommt da ganz schön was an Zahlen zusammen.
Als ich gestartet bin, war ich völlig neu auf dem Gebiet und musste mich erst mal reinarbeiten: Was fällt eigentlich alles an Gebühren an? Was kostet Werbung wirklich? Und wie behält man bei all dem den Überblick?

Klar, es gibt bestimmt tolle Lösungen wie Lexoffice – aber zu dem Zeitpunkt wusste ich noch gar nicht, ob meine Idee überhaupt funktioniert oder jemanden interessiert. Und ehrlich gesagt: Ich war zu geizig, gleich ein Abo abzuschließen, nur um dann am Ende eine Null einzutragen.

Deshalb meine Frage an euch:
Wie macht ihr das mit eurer Buchhaltung? Nutzt ihr CSV-Daten von Etsy oder anderen Plattformen? Habt ihr euch eigene Systeme gebaut – oder macht ihr’s eher nach Gefühl?

Bei mir lief das Ganze anfangs so: Ich hab brav die CSV-Dateien heruntergeladen, aber jedes Mal wieder gehadert – die Daten zu formatieren war mühsam, jede Plattform hatte ihre Eigenheiten, und ich hab regelmäßig vergessen, wie ich’s beim letzten Mal gemacht hatte. Also saß ich Monat für Monat mit Excel, Taschenrechner und einer ordentlichen Portion Frust vorm Bildschirm und hab alles von Hand zusammengezählt.

Irgendwann hatte ich genug – und hab mir meine eigene Excel-Vorlage gebaut.
Jetzt kann ich die CSVs einfach importieren, und sie werden automatisch in übersichtliche Tabellen mit Summen und Auswertungen umgewandelt. Klar, es war anfangs viel Arbeit, die Vorlage zu erstellen – aber inzwischen ist sie eine echte Erleichterung und vor allem eine große Zeitersparnis!

Da ich ein kleiner Zahlenmensch bin, wollte ich natürlich auch wissen: Was bleibt am Monatsende wirklich übrig?
Also hab ich die Vorlage erweitert. Ich kann jetzt Herstellungskosten, Verpackung, Versand und Plattformgebühren eintragen – die Datei erkennt automatisch, welche Artikel verkauft wurden, und rechnet alles sauber zusammen. So sehe ich jeden Monat ganz klar, wie mein Shop läuft – Gewinn oder Verlust inklusive.

Das nächste Thema waren die Fahrtkosten – z. B. zur Post oder für Materialbesorgungen.
Am Anfang hab ich ernsthaft Strichlisten geführt (ja, wirklich! ), aber das war mir zu umständlich. Also hab ich ein kleines Script geschrieben, mit dem ich z. B. festlegen kann: „Ich fahre immer montags und donnerstags zur Post.“ Das wird automatisch mit den Bestellungen im Jahr abgeglichen – die Kilometerpauschale wird errechnet, und Sonderfahrten kann ich manuell ergänzen.

Und wenn man schon dabei ist, dachte ich mir: Warum nicht auch gleich die EÜR automatisieren?
Also kam noch eine Tabelle dazu, in der alle Einnahmen und Ausgaben automatisch zusammenlaufen – aus den CSV-Dateien und meinem virtuellen Geschäftskonto. Jetzt sehe ich auf einen Blick, wie viel reinkommt, wie viel rausgeht, ob mein Shop im Plus ist – und wann ich den Break-even erreicht habe. Besonders praktisch natürlich für die Steuer!

Die erledige ich inzwischen komplett selbst über Elster.
Bei meiner ersten Steuererklärung hat mir noch eine Freundin geholfen, die Steuerberaterin ist – und wir waren in 30 Minuten fertig. Heute trage ich einfach die Zahlen ein, die ich eh schon habe – fertig. Spart mir nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Nerven.

Jetzt bin ich echt gespannt:
Wie macht ihr das? Habt ihr eigene Systeme? Nutzt ihr spezielle Software? Oder geht ihr eher nach Gefühl?

Ich würd mich freuen, wenn ihr ein bisschen erzählt – sei’s aus Erfahrung oder mit Fragen.
Und falls jemand Interesse an meiner Excel-Vorlage hat oder einfach keine Lust mehr auf Taschenrechner, Strichlisten & Co. – schreibt mir gern eine Nachricht. Vielleicht ist das ja auch für euch eine kleine Erleichterung.

[Holzwirkstatt]

Hallo @MatildaHomeShop 
Ich benutze Sevdesk und das Tool von Kassenklingeln für Etsy. Kann mir kaum vorstellen das es Möglichkeiten gibt, die einfacher sind. Lasse mich aber auch gerne belehren. Die Steuer an sich mache ich mit WISO Steuer Buhl.
Egal wie einfach es ist, für mich immer wieder eine Herausforderung.
Steuerberater? Soviel Gewinn mache ich leider nicht.
Gruß Wolfgang

[MatildaHomeShop]

Ich lade die CSV-Dateien von Etsy, Amazon und eBay ganz normal herunter. In meiner Excel-Datei habe ich eigene Skripte eingebaut, die diese Dateien automatisch erkennen. Über einen Button kannst du sie ganz einfach importieren oder bei Bedarf auch wieder löschen.

Die Daten werden dann plattformweise in übersichtliche Tabellen umgewandelt und in Kategorien wie Umsatz, Gebühren, Werbung, Herstellkosten, Versand, Verpackung, Rücksendungen usw. aufgeschlüsselt. Anhand der hinterlegten Artikel-Herstellkosten erkennt die Datei automatisch, welche Produkte verkauft wurden – so erhältst du eine vollständige Kostenübersicht.

Am Ende zeigt dir die Auswertung genau, ob du auf einer bestimmten Plattform oder insgesamt Gewinn oder Verlust gemacht hast.

Auch der Fahrtkostenrechner ist automatisiert: Du gibst z. B. an, dass du montags und freitags zur Post fährst, und das System zählt dann nur die Wochen, in denen davor tatsächlich Bestellungen eingegangen sind. So werden unnötige Fahrten nicht berücksichtigt.

Das Geschäftskonto funktioniert ebenfalls teilautomatisch: Überweisungen der Plattformen werden automatisch erkannt, eigene Ausgaben wie Beschaffungskosten, Miete, Strom usw. trägst du manuell ein.

Zusätzlich gibt es weitere Übersichtsseiten mit Diagrammen, sowie eine Möglichkeit, eigene Verkäufe und Korrekturen über eine separate Tabelle einzutragen – ganz ohne mühsames Anpassen der CSV-Dateien.