DHL - Wie Sendungsnummer dem Kunden zuordnen

[SandraHofmannDecor]

Liebe Community,

wie macht ihr es, wenn ihr mehrere Sendungen gleichzeitig bei der Post aufgebt, mit der Zuordnung zum Kunden?

Man bekommt ja lediglich einen Zettel mit einer Auflistung aller Sendungsverfolgungsnummern aber ohne die zugehörige Lieferadresse, die mit der jeweiligen Nummer verknüpft ist. Bei der Benachrichtigung per E-Mail ist es nicht anders - oder hab ich da was übersehen?

Ich konnte die Sendungsnummern ihren Käufern nur zuordnen, indem ich in der Sendungsverfolgung bei "Detaillierte Empfängerdetails" die Postleitzahlen durchprobiert habe bis es passt.

Aktuell habe ich selten mehrere Sendungen gleichzeitig aber wie machen das die Verkäufer unter euch, die wirklich jeden Tag mehrere Bestellungen mit Tracking verschicken müssen? Steht ihr mit dem Notizblock neben dem Postschalter und notiert die Reihenfolge, wie eingescannt wird, damit ihr die Nummern zuordnen könnt? Vermutlich nicht ...

Gibt es da einen Trick?

Liebe Grüße

Sandra

[MaDaMiShop]

Hallo Sandra,

du kannst dir die Post&DHL App aufs Handy holen. Dann einfach die Sendungsnummern Einscannen und den Namen dazu schreiben. 
So hast du alle Sendungen schön übersichtlich in deiner App und kannst auch den Sendungsstatus jederzeit verfolgen.

LG Michi

[SandraHofmannDecor]

Hallo Michi,

vielen lieben Dank!:) Die App werde ich mir mal anschauen.

Eben habe ich in einem anderen Thread gelesen, das einige Verkäufer hierfür auch Tools wie Billbee nutzen. Das wäre vielleicht auch eine Idee, sobald es sich vom Bestellaufkommen lohnt...

Liebe Grüße

Sandra

[WoodenCatto · Accepted solution]

Hallo Sandra,

Ich kopiere immer die Sendungsnummer, sobald ich das Label (online) erstellt habe und speiche sie unter "private Notiz hinzufügen" direkt bei der entsprechenden Bestellung. Sobald ich die Bestellung dann abschließen möchte, habe ich die Sendungsnummer griffbereit.

Billbee würde mich inzwischen auch interessieren. Habe gehört, dass sie in diesem Jahr die Grundbebühr mächtig angehoben haben.

[SandraHofmannDecor]

Danke vielmals, Marisa!

Du hast mir sehr geholfen, denn ich dachte bisher, dass man die Sendungsverfolgungsnummer immer erst bekommt, wenn man das Paket abgibt. Aber eben habe ich mich bei der Post eingeloggt und gesehen, dass die Nummer da beim Auftrag aufgeführt wird - das hatte ich bisher völlig übersehen.

Dein Tipp mit der privaten Notiz wird von mir übernommen! Perfekt!:)

Aktuell "teste" ich Billbee und nutze Sevdesk. Dass man mit Billbee auch den Versand verwalten kann, hatte ich bisher aber nicht auf dem Schirm. Da ich noch wenig Bestellungen habe, lohnt sich Billbee aber nicht wirklich - so mein bisheriger Eindruck. Vielleicht buche ich es zu einem späteren Zeitpunkt dazu..

Hast du Billbee denn schonmal getestet? Die Grundgebühr liegt bei 9 € pro Monat und erhöht sich je nach Auftragslage.

Ganz liebe Grüße!

[SandraHofmannDecor]

So, jetzt komm ich nochmal mit einer Frage um die Ecke...

Gestern kam noch eine Bestellung rein und ich habe es so gemacht, wie du: Versandetikett online bei deutschepost.de erstellt (Großbrief Prio) und Trackingnummer aus der Online-Bestellung direkt bei Etsy in die Notizfunktion kopiert.

Als ich eben sie Sendung zur Poststelle gebracht habe, sehe ich, dass auf dem Zettel, den man dann immer ausgehändigt bekommt, eine ganz andere Trackingnummer steht.

Ist das normal und funktionieren dann auch beide Trackingnummern?

Ich habe jetzt die Nummer vom "Postzettel" bei Etsy eingetragen, denn da steht in der Sendungsverfolgung, dass der Brief heute eingeliefert wurde. Bei der anderen Nummer, die ich gestern online beim Erstellen des Etiketts bekommen habe, steht nur "Status offen". Seltsam.

Ganz liebe Grüße

Sandra

[WoodenCatto]

@SandraHofmannDecor 

Hm, bei Großbrief mit Prio kann ich es dir nicht beantworten, da ich das nicht beutze.

Ich versende nur Briefe ohne Prio, dort kopiere ich die Sendungsnummer mit A004BDF.... direkt aus der Online-Briefmarke heraus.

Andernfalls versende ich Pakete, dort ist die Sendungsnummer bei DHL im Portal, auf dem Label und auf dem Beleg eindeutig.

Der Provider springt bei mir übrigens immer dann um, wenn ich Sendungsnummern eingebe, die mit einem Buchstaben beginnen.

[SandraHofmannDecor]

Eben habe ich eine private Nachricht zum Thema von Michalea @AmOlenDiek erhalten. Auf Nachfrage, darf ich sie hier im Forum posten, vielleicht hilft das nicht nur mir...

Hallo Sandra,

ich kann leider nicht direkt auf Deinen Beitrag antworten

Das mit den zwei verschiedenen Trackingnummern passiert eigentlich nur, wenn in der Postfiliale nicht einfach nur Dein fertig frankierter Brief gescannt wird, sondern er quasi eine neue Marke bekommt. Das bedeutet, dass in der Postfiliale noch einmal eine drauf geklebt wird (mit neuer Trackingnummer).

Da wird der falsche Code für die Erfassung in der Postfiliale benutzt, denn eigentlich braucht Dein bereits frankierter Brief nur gescannt werden. Da braucht nichts extra gedruckt und geklebt werden. Dort muss einfach nur der richtige Code eingegeben werden (Brief, Prio, vorfrankiert), Scannen und Tracking-Beleg ausdrucken. Dann stimmt auch alles.

Ich hatte das in meiner Postfiliale immer bei ein und derselben Person und musste sie immer darauf aufmerksam machen, dass dieser Brief bereits fertig ist und nur noch gescannt werden muss. Sie musste dann immer die von ihr eilig gedruckten Marken vernichten und durfte von vorn anfangen mit dem richtigen Code und dem Scannen.

Vielleicht hilft Dir das. 

Liebe Grüße, Michaela

...

Hallo Michaela,

herzlichen Dank für deine Nachricht, exakt DAS ist passiert!

Ich war bei der Poststelle einer Edeka-Filiale und die Dame, die mich bediente, arbeitete eigentlich nur an der Kasse und kannte sich an der Postannahme nicht gut aus. Ich sagte ihr, dass ich bereits bezahlt habe und sie die Sendung nur noch einscannen müsse.

Sie scannte und tippte ein wenig auf dem PC herum bis sie schließlich Hilfe holte, weil es nicht klappte.

Dann kam eine Kollegin, scannte nochmal und klebte anschließend einen Kleber auf den Großbrief. (Das wunderte mich, da ich bisher nie gesehen hatte, dass da nochmal was draufgeklebt wird...) Somit hatte ich dann plötzlich zwei Trackingnummern.

Also nochmal vielen herzlichen Dank für deine Antwort, dann achte ich in Zukunft darauf, dass das nicht nochmal passiert.:-)

[HelenaBlauerose]

Ich mach es so, dass ich gleichzeitig bei DHL und hier eingeloggt bin. Dann wie Marisa sagt, sofort zuordnen. Ich kopiere beim Drucken die Trackingnummer gleich raus - meist verschicke ich mit Warenpost Geschäftskunden - und kopiere die hier rein. Immer schön jedes einzeln nacheinander. Dann nochmal den Provider kontrollieren, weil der gerne mal umspringt und dann kann eigentlich nix passieren.

[SandraHofmannDecor]

Herzlichen Dank für deine Erklärung! Das mache ich ab sofort auch so.:)

Oh ja, der Provider ist bei mir auch schonmal umgesprungen und ich hatte mich gewundert, warum da plötzlich FedEx steht... da muss man aufpassen wie ein Luchs.

[TimberMeDE]

Genauso mache ich es auch, bei beiden einloggen und nach der Erstellung gleich bei Etsy eintragen.

[CoolStuffLaden]

Es ist natürlich alles stark abhängig von dem Versandvolumen aber ich finde Billbee macht auch bei kleinen Sendungszahlen schnell Sinn. Man Automatisiert halt fast den kompletten Bürokratischen Teil inklusive Versand. Über die API wird bei Etsy ja auch die Sendungsnummer automatisch hinterlegt. Es gibt Tage da versende ich und schau nur ab und an in Etsy ob mir wirklich keine Nachricht oder Bestellung durch die Lappen gegangen ist (ja E-Mail Benachrichtigung ist schon Hexenwerk Etsy *hust*). Für die Auftragsabwicklung brauche ich da nur Billbee.

[SandraHofmannDecor]

Das klingt interessant... Danke für den Input @CoolStuffLaden. Ich höre auch sonst nur Gutes über Billbee.

Bestimmt werde ich nochmal darauf zurückkommen.

Viele Grüße

[CoolStuffLaden]

Bist du dir sicher, dass du wirklich eine Trackingnummer in der Filiale bekommen hast nur nicht irgend eine andere Auftragsnummer?

Wenn du eine "Internetmarke" gekauft hast also eine Briefmarke mit Matrixcode: https://www.deutschepost.de/de/b/briefmarke-mit-matrixcode.html

Dann steht die Sendungsnummer in Form von A00*** bei Briefsendungen bereits ab kauf auf der Marke und kann sich logischerweise nicht mehr ändern

Das dort gerne mal länger "offen" oder Garnichts steht liegt an der Basis Verfolgung:

"Die Basis-Sendungsverfolgung dokumentiert die Bearbeitung der Sendung im Start- und Zielbriefzentrum."

Für besseres Tracking musst du dann zur Warenpost greifen.

[SandraHofmannDecor]

Hallo @CoolStuffLaden,

mittlerweile weiß ich, was passiert ist... Mein Großbrief wurde bei der Postannahme fälschlicherweise nochmal zusätzlich frankiert, daher habe ich nun auch zwei unterschiedliche Trackingnummern.

Die neue Frankierung wurde gescannt und zeigt deshalb in der Sendungsverfolgung der neuen Trackingnummer "unterwegs" an.

Die ursprüngliche Frankierung wurde in der Poststelle ignoriert und die ursprüngliche Trackingnummer zeigt daher in der Sendungsverfolgung: "Status offen" an.

Das "Lustige" ist, dass extra eine erfahrene Mitarbeiterin dazugerufen wurde, weil die Dame vom Postschalter nicht wusste, wie das funktioniert.

Sie erklärte ihr sogar, dass die Sendung schon bezahlt sei und klebte dann eigenhändig nochmal etwas auf meinen Brief drauf - das war dann wohl die zweite Frankierung.

Und danke für den Hinweis mit der Basis-Sendungsverfolgung im Vergleich zur normalen Sendungsverfolgung. Ich nutze beides und muss sagen, dass ich auch bei der Basis-Sendungsverfolgung (bisher) nach Einlieferung immer direkt eine Aktualisierung des Sendungsstatus bekam.